E por que isso é um risco enorme para o seu projeto Protheus
Se você já contratou uma consultoria ERP e sentiu que tudo só andava quando “aquela pessoa” estava disponível, você não está sozinho. Em muitas empresas, o projeto só destrava quando o especialista certo responde no WhatsApp, entra na call ou sobra na agenda. Quando essa pessoa some, tira férias, muda de empresa ou simplesmente fica sobrecarregada, o projeto trava. E aí começa a sensação de insegurança, atraso e dependência que ninguém gosta de assumir, mas muita gente vive.
O problema aqui não é falta de competência técnica. Pelo contrário. Na maioria das vezes, essas pessoas são extremamente boas no que fazem. O problema é estrutural. É um modelo de consultoria que cresce apoiado em heróis, não em operação. E quando tudo depende de uma ou duas pessoas, o risco não é só da consultoria. É do cliente também.
Neste artigo, vamos explicar por que esse padrão é tão comum no mercado de consultoria, especialmente em projetos Protheus, quais são os impactos reais para as empresas que contratam esse tipo de serviço e como a Apollo Hub segue um caminho diferente dos modelos tradicionais praticados por empresas como CRM Services, Moove Consultorias, EZ4 e User Function.
Quando a consultoria vira refém de pessoas-chave
Toda consultoria começa pequena. Normalmente nasce com um ou dois especialistas muito bons, que conhecem profundamente o ERP, já passaram por várias implantações e resolvem problemas que poucos conseguem resolver. No início, isso funciona muito bem. O cliente sente segurança, o projeto anda rápido e a consultoria ganha reputação no mercado.
O problema começa quando esse modelo não evolui. A empresa cresce, fecha mais contratos, assume mais projetos, mas continua dependendo das mesmas pessoas para tudo. Aquele consultor vira gargalo. Tudo passa por ele. Decisões técnicas, validações, parametrizações críticas, integrações sensíveis. Se ele não está disponível, o projeto espera. Se ele está sobrecarregado, o prazo estoura.
Do ponto de vista da consultoria, isso gera estresse, retrabalho e desgaste interno. Do ponto de vista do cliente, gera atraso, falta de previsibilidade e uma sensação constante de que o projeto está sempre “por um fio”. É aí que começa o risco silencioso.
O padrão oculto das consultorias ERP tradicionais
No mercado de consultoria Protheus, esse modelo é mais comum do que parece. Muitos projetos dependem do “cara do fiscal”, da “menina do financeiro”, do “único que entende da integração com o WMS” ou do “especialista que já fez isso em outro cliente”. Esse conhecimento raramente está documentado de forma estruturada. Ele vive na cabeça das pessoas, em mensagens de WhatsApp, em e-mails antigos ou em códigos que só um desenvolvedor entende.
Enquanto tudo está indo bem, ninguém questiona. Mas basta um pequeno imprevisto para o problema aparecer. Um afastamento, uma troca de prioridade interna, um novo projeto mais urgente. O cliente percebe que não contratou uma empresa, contratou pessoas. E isso muda tudo.
O grande ponto é que muitas consultorias não enxergam isso como um problema. Elas tratam como algo natural do negócio. “ERP é complexo mesmo”, “não é qualquer um que faz”, “cada cliente é único”. Tudo isso é verdade, mas não justifica um modelo onde o conhecimento não escala.
O impacto direto disso nos projetos Protheus
Quando tudo depende de uma ou duas pessoas, o impacto no projeto Protheus é direto e inevitável. O cronograma vira uma estimativa otimista. As entregas começam a ser negociadas semana a semana. O cliente perde a visão clara de quando algo vai estar pronto e passa a viver em modo reativo, sempre cobrando, sempre perguntando, sempre tentando entender por que algo simples está demorando tanto.
Além disso, a qualidade da solução começa a variar. Se o especialista está disponível, o trabalho sai bem feito. Se não está, outra pessoa tenta assumir sem o mesmo contexto, sem o mesmo histórico e sem a mesma visão. O resultado é retrabalho, decisões inconsistentes e soluções improvisadas.
No longo prazo, isso gera um custo invisível. Não é só o valor do contrato. É o tempo da equipe interna, o desgaste com usuários, a perda de confiança no ERP e, muitas vezes, a sensação de que o Protheus é o problema, quando na verdade o problema é a forma como a consultoria opera.
Por que esse modelo “funciona” no começo — e quebra depois
É importante entender por que tantas consultorias seguem esse caminho. No início, ele parece eficiente. Menos pessoas, menos processo, mais agilidade. As decisões são rápidas, o especialista resolve tudo e o cliente sente que está sendo bem atendido.
O problema é que esse modelo não escala. À medida que a base de clientes cresce, a complexidade aumenta e a demanda por suporte, evolução e integração se multiplica. O que antes era agilidade vira gargalo. O que antes era proximidade vira dependência.
Sem processos claros, sem documentação estruturada e sem divisão real de responsabilidades, a consultoria começa a apagar incêndios. O foco deixa de ser estratégia e passa a ser sobrevivência. E quando isso acontece, o cliente sente.
O risco invisível para o cliente
Poucas empresas avaliam esse risco antes de contratar uma consultoria ERP. Normalmente o foco está no preço, na indicação ou na experiência técnica do especialista apresentado na venda. Raramente alguém pergunta como a consultoria garante continuidade, como o conhecimento é compartilhado internamente ou o que acontece se a pessoa-chave sair do projeto.
Esse risco só aparece quando é tarde demais. Quando o projeto atrasa, quando o suporte fica lento ou quando uma mudança simples vira um problema grande. Nesse momento, o cliente percebe que não tem visibilidade, não tem controle e não tem alternativas rápidas.
E o mais perigoso é que esse risco não aparece no contrato. Ele aparece na operação.
Como os concorrentes normalmente lidam com isso
A maioria das consultorias tenta resolver esse problema de forma superficial. Promove alguém a coordenador, cria uma camada de gestão que depende das mesmas pessoas ou simplesmente assume que “é assim mesmo”. Algumas apostam em heróis técnicos, outras em discursos comerciais bem construídos, mas poucas mudam o modelo de verdade.
Empresas tradicionais do mercado, como as já citadas anteriormente, possuem profissionais extremamente competentes, mas ainda operam muito centradas em pessoas específicas. Isso não é uma crítica direta, é uma constatação de mercado. O modelo predominante ainda é muito mais baseado em indivíduos do que em operação.
Quando a consultoria vira operação de verdade
A grande virada acontece quando a consultoria deixa de ser um conjunto de talentos individuais e passa a ser uma operação estruturada. Isso não significa engessar o trabalho ou burocratizar o projeto. Significa criar método, processo e previsibilidade.
Quando existe documentação clara, papéis bem definidos, acompanhamento real e compartilhamento de conhecimento, o projeto deixa de depender de uma única pessoa. Ele passa a depender de um modelo. E modelos escalam.
Nesse cenário, o cliente ganha previsibilidade, transparência e segurança. A consultoria ganha capacidade de crescer sem perder qualidade. E o ERP deixa de ser visto como vilão e passa a ser o que ele realmente é: uma ferramenta poderosa quando bem utilizada.
Como a Apollo Hub quebra a dependência de pessoas
Na Apollo Hub, a consultoria Protheus não é pensada como um serviço artesanal que depende do humor, da agenda ou da disponibilidade de alguém específico. Ela é pensada como uma operação. Cada projeto nasce com método, com acompanhamento e com uma visão clara de negócio.
O conhecimento não fica preso em uma única cabeça. Ele é compartilhado, documentado e acompanhado. As decisões são registradas. O histórico do projeto é acessível. A comunicação é clara. O cliente sabe o que está acontecendo, por que está acontecendo e qual é o próximo passo.
Isso não elimina a importância das pessoas. Pelo contrário. Valoriza ainda mais o time, porque tira o peso de carregar tudo sozinho. O resultado é um projeto mais saudável, uma relação mais transparente e uma entrega mais consistente.
Consultoria não deveria ser sorte. Deveria ser método.
Contratar uma consultoria não deveria ser um jogo de sorte, esperando cair na pessoa certa. Deveria ser uma decisão baseada em modelo, método e visão de longo prazo. Quando tudo depende de uma ou duas pessoas, o risco é alto demais para um sistema que sustenta o coração da empresa.
A diferença entre uma consultoria comum e uma consultoria preparada para crescer junto com o cliente está exatamente aí. Não é só conhecimento técnico. É estrutura, processo e responsabilidade.
Seu projeto depende de pessoas ou de um modelo confiável?
Se hoje o seu projeto Protheus depende de uma ou duas pessoas específicas, talvez seja a hora de repensar o modelo. A Apollo Hub ajuda empresas a saírem desse ciclo de dependência e construírem uma operação mais segura, previsível e escalável.
Mais do que resolver problemas pontuais, nosso papel como consultoria é garantir que o seu ERP funcione hoje e continue funcionando amanhã, independentemente de quem esteja do outro lado da mesa.
Se quiser conversar sobre o seu cenário atual, estamos prontos para ouvir.
