Descubra por que tantos projetos enfrentam problemas e como o alinhamento de expectativas pode mudar completamente os resultados
Data: 18/06/2026
Horário: 19h às 20h30
Apresentador: Fabio Hayama
Formato: Online e Gratuito
Existem alguns assuntos dentro do gerenciamento de projetos que aparecem em praticamente todos os treinamentos, livros e certificações. Cronograma, escopo, riscos, metodologia, indicadores, gestão de mudanças, governança, comunicação e inúmeras outras práticas fazem parte do dia a dia de quem trabalha com projetos. Porém, existe um tema que costuma ser responsável por uma parcela enorme dos problemas enfrentados pelas empresas e, curiosamente, recebe muito menos atenção do que deveria: o alinhamento de expectativas.
Quando um projeto começa, normalmente todos estão otimistas. Existe entusiasmo com a nova iniciativa, confiança na equipe e uma expectativa positiva em relação aos resultados que serão alcançados. O problema é que, muitas vezes, cada pessoa envolvida cria uma visão diferente sobre o que será entregue, quais são as responsabilidades de cada um, quais dificuldades podem surgir ao longo do caminho e até mesmo o que significa sucesso naquele projeto.
No início isso parece pequeno. Afinal, todos participaram das mesmas reuniões, receberam os mesmos documentos e ouviram as mesmas explicações. Mas conforme o projeto avança, começam a surgir pequenos sinais de desalinhamento. Uma entrega que não era exatamente o que alguém esperava. Um prazo que foi interpretado de forma diferente. Uma responsabilidade que ninguém sabia exatamente de quem era. Uma atividade que um grupo acreditava estar inclusa e outro acreditava estar fora do escopo.
É nesse momento que começam os desgastes.
E o mais interessante é que, em muitos casos, o problema não está no sistema, não está na tecnologia e nem mesmo na capacidade técnica das pessoas envolvidas. O verdadeiro problema está na diferença entre aquilo que cada pessoa acreditava que iria acontecer.
É justamente sobre isso que vamos conversar no workshop "O Segredo Que Quase Ninguém Fala Sobre Gestão de Projetos", que acontecerá no dia 16 de junho, das 19h às 20h30, conduzido por Fabio Hayama.
O objetivo deste encontro é compartilhar experiências reais, situações que acontecem diariamente dentro das empresas e mostrar como algo aparentemente simples pode ser um dos fatores mais importantes para o sucesso ou fracasso de um projeto.
O que realmente faz um projeto sair dos trilhos?
Quando perguntamos para profissionais por que projetos falham, normalmente ouvimos respostas relacionadas a prazo, orçamento, mudanças de escopo ou problemas técnicos. E de fato esses fatores podem impactar o resultado final.
Mas quando analisamos mais profundamente o que aconteceu, normalmente encontramos um elemento comum por trás de grande parte dos problemas: alguém tinha uma expectativa diferente.
Talvez o cliente acreditasse que determinada funcionalidade estaria pronta em uma data específica. Talvez a equipe técnica entendesse que aquela atividade dependia de outra entrega anterior. Talvez a diretoria estivesse esperando resultados diferentes daqueles que haviam sido definidos inicialmente.
Essas situações acontecem todos os dias.
Em projetos de implantação de ERP, por exemplo, é comum que usuários imaginem que determinados processos funcionarão exatamente como funcionavam no sistema anterior. Em projetos de desenvolvimento de software, muitas vezes existe a expectativa de que pequenas alterações sejam rápidas, quando na realidade exigem uma análise mais profunda. Em projetos de transformação digital, gestores podem esperar resultados imediatos enquanto a equipe trabalha com uma visão de médio ou longo prazo.
Nenhuma dessas expectativas está necessariamente errada.
O problema acontece quando elas não são explicitamente discutidas.
A diferença entre comunicação e alinhamento
Existe uma ideia muito comum de que comunicação e alinhamento são a mesma coisa. Na prática, são coisas completamente diferentes.
Uma equipe pode realizar reuniões semanais, enviar atas detalhadas, manter grupos ativos no WhatsApp e produzir uma quantidade enorme de documentação. Ainda assim, existir um grande desalinhamento entre as pessoas.
Isso acontece porque comunicar não significa necessariamente garantir entendimento.
Muitas vezes a informação foi compartilhada, mas cada participante interpretou aquela informação de uma forma diferente.
É exatamente por isso que projetos bem-sucedidos costumam investir muito mais energia em validar entendimentos do que simplesmente transmitir informações.
Os melhores gerentes de projetos não são aqueles que falam mais. São aqueles que conseguem confirmar constantemente que todos estão entendendo a mesma coisa.
Parece simples, mas essa habilidade faz uma diferença enorme ao longo do projeto.
Por que esse tema se tornou tão importante atualmente?
Os projetos modernos são cada vez mais complexos.
Hoje é comum encontrarmos iniciativas que envolvem fornecedores externos, consultorias, equipes internas, usuários de diferentes departamentos, gestores, parceiros de tecnologia e até clientes participando de determinadas etapas.
Cada um desses grupos possui objetivos, preocupações e prioridades diferentes.
Quanto maior a quantidade de pessoas envolvidas, maior a necessidade de alinhamento.
Além disso, as empresas estão vivendo ciclos de mudança cada vez mais rápidos. Novas tecnologias surgem constantemente. Processos são revisados. Estratégias mudam. Prioridades são redefinidas.
Nesse cenário, o alinhamento de expectativas deixa de ser uma atividade realizada apenas no início do projeto e passa a ser um trabalho contínuo.
Projetos que não conseguem manter esse alinhamento acabam acumulando ruídos, retrabalhos e desgastes que poderiam ser evitados.
O que você vai aprender neste workshop
Durante o workshop vamos abordar situações reais que acontecem diariamente em projetos de tecnologia, ERP, melhoria de processos e transformação digital.
O foco não será apresentar teorias complexas ou metodologias difíceis de aplicar.
A proposta é compartilhar experiências práticas, aprendizados obtidos ao longo de diversos projetos e técnicas simples que podem ser utilizadas imediatamente.
Vamos falar sobre como identificar expectativas ocultas antes que elas se transformem em problemas. Vamos discutir os principais erros que acontecem durante reuniões de alinhamento. Vamos mostrar situações onde uma simples validação poderia ter evitado semanas de retrabalho.
Também vamos explorar formas de tornar reuniões mais produtivas, maneiras de documentar decisões importantes sem burocratizar o projeto e estratégias para criar maior clareza entre clientes, fornecedores e equipes internas.
Tudo isso utilizando exemplos reais e situações que fazem parte da rotina das empresas.
Quem deveria participar?
Este workshop foi pensado para qualquer profissional que participe de projetos, independentemente do cargo ou da área de atuação.
Se você lidera equipes, coordena iniciativas, participa de implantações de sistemas, conduz melhorias de processos ou simplesmente faz parte de projetos dentro da sua empresa, o conteúdo será extremamente útil.
Empresários também costumam encontrar muito valor nesse tema, principalmente porque grande parte dos conflitos entre fornecedores e clientes nasce justamente de expectativas diferentes sobre objetivos, responsabilidades e resultados.
Mesmo profissionais que não possuem formação em gerenciamento de projetos conseguem aplicar facilmente os conceitos discutidos durante o encontro.
O tema é universal porque, no final das contas, qualquer projeto depende de pessoas trabalhando juntas em direção a um objetivo comum.
Um novo formato de eventos da Apollo
Este workshop também marca o início de uma nova proposta de conteúdo da Apollo.
Ao invés de grandes eventos focados apenas em teoria, a ideia é criar encontros mais curtos, objetivos e frequentes, abordando temas que realmente impactam o dia a dia das empresas.
O objetivo é compartilhar conhecimento prático, aplicável e baseado em experiências reais.
São conteúdos que ajudam profissionais a resolver problemas concretos, melhorar processos e conduzir projetos de forma mais eficiente.
Nos próximos encontros serão abordados outros temas relacionados a gerenciamento de projetos, tecnologia, transformação digital, liderança, comunicação e gestão empresarial.
Sempre com foco em situações reais e aprendizados que podem ser colocados em prática imediatamente.
Sobre o apresentador
Fabio Hayama atua há anos no mercado de tecnologia, consultoria empresarial, ERP e gerenciamento de projetos.
Ao longo da sua trajetória participou de projetos de diferentes portes e segmentos, acompanhando de perto os desafios enfrentados por empresas durante processos de implantação, transformação e melhoria contínua.
Essa experiência prática permitiu observar um padrão recorrente: grande parte dos problemas não nasce da tecnologia, mas sim da falta de alinhamento entre as pessoas envolvidas.
Durante este workshop, Fabio compartilhará experiências, aprendizados e situações reais vivenciadas ao longo desses anos de atuação.
O objetivo não é trazer apenas teoria, mas mostrar aquilo que realmente funciona na prática.
Garanta sua participação
Se você deseja conduzir projetos mais organizados, reduzir retrabalho, melhorar a comunicação entre equipes e entender um dos fatores mais importantes para o sucesso de qualquer iniciativa, este workshop foi feito para você.
Reserve sua vaga gratuitamente e participe deste encontro que promete trazer reflexões valiosas, exemplos reais e práticas simples capazes de transformar a forma como você conduz projetos.
Esperamos você no dia 16 de junho, das 19h às 20h30.
As vagas são gratuitas, mas limitadas.
