Quando “funciona por enquanto” vira um problema caro
Toda consultoria já passou por isso. No começo, tudo se resolve com uma ferramenta genérica: um gerenciador de tarefas famoso, uma planilha bem feita, um CRM que “dá pro gasto”. E, de fato, funciona… por um tempo. O problema é que o crescimento da consultoria quase nunca acompanha a maturidade dessas ferramentas. Quando os projetos aumentam, os clientes ficam mais exigentes e o time começa a se dividir entre projeto, suporte, melhorias e incêndios do dia a dia, aquilo que parecia simples vira um emaranhado difícil de controlar. É nesse ponto que surge a pergunta que pouca gente gosta de encarar: será que o problema é a operação ou as ferramentas que estamos usando para gerenciá-la?
Este artigo não é um ataque às ferramentas genéricas. Elas têm seu papel, seu público e seu momento. Mas também não dá para ignorar um fato simples: consultorias, especialmente consultorias ERP Protheus, têm uma dinâmica muito específica. E quando você tenta encaixar essa realidade em ferramentas que não foram pensadas para isso, o custo aparece em forma de retrabalho, perda de margem, estresse do time e decisões tomadas no escuro.
O que são ferramentas genéricas (e por que todo mundo começa por elas)
Ferramentas genéricas são aquelas criadas para atender o maior número possível de empresas, setores e tipos de time. Elas normalmente prometem organização, produtividade e visibilidade, independentemente de você ser uma startup, um time de marketing, uma agência ou uma consultoria. É justamente essa flexibilidade que as torna tão atrativas no início.
Para uma consultoria pequena ou em fase inicial, essas ferramentas realmente ajudam. Elas organizam tarefas, centralizam informações básicas e criam uma sensação de controle. O problema começa quando a complexidade da operação cresce. Consultorias não lidam apenas com tarefas isoladas. Elas lidam com contratos, horas vendidas, horas consumidas, escopo variável, chamados urgentes, projetos longos e clientes com contextos completamente diferentes.
Ferramentas genéricas não foram desenhadas para entender esse contexto. Elas não sabem, por exemplo, a diferença entre uma hora faturável e uma hora que virou retrabalho. Não entendem a relação direta entre um chamado recorrente e uma falha de projeto lá atrás. Elas organizam o “o que fazer”, mas não ajudam a responder perguntas estratégicas como “onde estamos perdendo dinheiro?” ou “qual tipo de projeto mais desgasta o time?”.
A realidade de uma consultoria ERP Protheus não é genérica
Quem vive o dia a dia de uma consultoria ERP Protheus sabe que a operação é tudo, menos simples. Um mesmo analista pode estar envolvido em três projetos diferentes, atendendo chamados de dois clientes e ainda ajudando outro colega a resolver um problema crítico. O gestor precisa saber onde esse tempo está sendo gasto, não por curiosidade, mas por sobrevivência do negócio.
Além disso, projetos ERP não seguem um roteiro fixo. Mesmo com escopo bem definido, sempre surgem particularidades do cliente, integrações inesperadas, dados históricos bagunçados e processos que não estavam mapeados. Isso exige flexibilidade operacional, mas também exige controle. Sem controle, a flexibilidade vira bagunça.
Ferramentas genéricas não enxergam esse cenário. Elas tratam tudo como “tarefa”. Não existe, de forma nativa, a noção clara de cliente, contrato, projeto, fase, chamado e impacto financeiro convivendo no mesmo lugar. O gestor acaba tendo que criar regras, convenções internas e gambiarras para tentar adaptar a ferramenta à realidade da consultoria. E toda gambiarra cobra seu preço com o tempo.
Onde as ferramentas genéricas começam a quebrar na prática
O primeiro ponto de ruptura costuma ser o controle de horas. Muitas ferramentas até permitem apontamento de tempo, mas poucas conseguem conectar esse tempo com o contexto certo. Horas são lançadas, mas depois é difícil entender se elas estavam ligadas a projeto, suporte, correção de erro ou melhoria não prevista. O resultado é um relatório bonito, porém inútil para tomada de decisão.
Outro problema recorrente é a separação artificial entre projetos e chamados. Na vida real, essas coisas se misturam o tempo todo. Um chamado pode virar uma mini melhoria. Uma melhoria pode virar um novo projeto. Ferramentas genéricas obrigam o time a escolher uma “caixinha”, quando o fluxo real é muito mais fluido. Isso gera perda de histórico e dificulta análises futuras.
Existe ainda a questão da visão gerencial. Gestores precisam enxergar o todo: carteira de clientes, carga do time, gargalos recorrentes, margem por tipo de serviço. Ferramentas genéricas até oferecem dashboards, mas quase sempre exigem um esforço enorme de configuração e, mesmo assim, não refletem a realidade da consultoria. O gestor passa mais tempo tentando montar relatórios do que usando esses dados para melhorar a operação.
O custo invisível de adaptar ferramentas que não foram feitas para você
Muita gente avalia ferramentas apenas pelo custo mensal da licença. Esse é um erro clássico. O custo real está no tempo que o time gasta se adaptando à ferramenta, criando regras internas, explicando exceções e corrigindo informações inconsistentes. Esse esforço não aparece em lugar nenhum, mas impacta diretamente a produtividade e a motivação da equipe.
Quando a ferramenta não conversa com a forma como a consultoria trabalha, o time passa a enxergá-la como uma obrigação burocrática, e não como apoio. Apontamentos são feitos de qualquer jeito, informações ficam desatualizadas e relatórios deixam de ser confiáveis. A partir daí, a gestão passa a desconfiar dos números e volta a decidir no feeling, que é exatamente o que a ferramenta deveria evitar.
Esse cenário também afeta o crescimento. Escalar uma consultoria exige previsibilidade. Sem saber exatamente onde o tempo está sendo gasto e quais serviços são mais rentáveis, qualquer tentativa de crescer vira um risco enorme. Muitas consultorias crescem faturamento, mas não crescem lucro, justamente porque estão cegas operacionalmente.
Ferramentas pensadas para consultorias: uma lógica completamente diferente
Ferramentas pensadas para consultorias partem de outra premissa. Elas não tentam servir para todo mundo. Elas assumem que a operação é complexa, que o tempo é o principal ativo e que a relação entre cliente, projeto, chamado e contrato precisa estar clara desde o início.
Nesse tipo de ferramenta, o controle de horas não é apenas um cronômetro. Ele está conectado a projetos, tipos de serviço e contratos. Isso permite entender, por exemplo, se um cliente está consumindo mais suporte do que o previsto ou se determinado tipo de projeto sempre estoura o esforço estimado. Essas informações mudam completamente o nível das decisões que a gestão consegue tomar.
Outro diferencial é a visão integrada. Projetos, chamados, backlog e histórico do cliente convivem no mesmo ambiente. Isso reduz retrabalho, melhora o contexto dos analistas e facilita muito a gestão de prioridades. Em vez de apagar incêndios, a consultoria começa a atuar de forma mais estratégica.
O impacto direto na margem e na saúde do time
Quando a ferramenta reflete a realidade da consultoria, a margem deixa de ser um mistério. Fica mais fácil identificar quais contratos estão saudáveis e quais precisam ser renegociados. Projetos deixam de ser caixas-pretas e passam a ter indicadores claros de progresso, esforço e risco.
Isso também impacta diretamente o time. Analistas que trabalham com mais clareza de contexto cometem menos erros, se sentem menos pressionados e conseguem entregar mais valor. A ferramenta deixa de ser um peso e passa a ser um apoio real no dia a dia. Esse efeito é cumulativo: menos estresse gera menos retrabalho, que gera mais previsibilidade, que gera mais margem.
Além disso, a gestão ganha tempo. Em vez de gastar horas tentando entender relatórios confusos, o gestor consegue focar em melhorar processos, desenvolver o time e pensar estrategicamente no crescimento da consultoria.
Por que nem toda consultoria percebe isso a tempo
Muitas consultorias só percebem a limitação das ferramentas genéricas quando já estão sofrendo as consequências. Projetos começam a dar prejuízo, o time fica sobrecarregado e os clientes ficam mais exigentes. Trocar de ferramenta nesse momento parece doloroso e arriscado, então a tendência é empurrar o problema com a barriga.
Existe também um fator cultural. Algumas consultorias acreditam que “processo engessa” ou que “ferramenta especializada é coisa de empresa grande”. Na prática, é justamente o contrário. Quanto menor a consultoria, mais importante é ter clareza e controle. Erros custam caro e margens apertadas não perdoam improvisos constantes.
Ferramentas pensadas para consultorias não existem para burocratizar, mas para dar visibilidade. Elas ajudam a entender o que está acontecendo antes que o problema vire uma crise.
A visão da Apollo Hub sobre ferramentas e consultorias
A Apollo Hub nasceu justamente da vivência prática em consultorias ERP. A ideia nunca foi criar “mais uma ferramenta”, mas sim resolver dores reais que aparecem quando a operação começa a crescer. Cada funcionalidade nasce de um problema concreto, vivido no dia a dia de projetos, chamados e gestão de time.
A diferença não está apenas nas telas ou nos relatórios, mas na lógica por trás da ferramenta. A Apollo Hub entende que consultoria não vende software, vende tempo, conhecimento e entrega. E tudo isso precisa ser visível, mensurável e gerenciável, sem depender de planilhas paralelas ou controles manuais.
Essa visão permite que a ferramenta acompanhe o crescimento da consultoria, em vez de se tornar um obstáculo. Ela cresce junto com a operação, mantendo clareza e controle mesmo quando a complexidade aumenta.
Ferramenta certa não faz milagre, mas evita muitos problemas
É importante deixar claro: nenhuma ferramenta resolve sozinha problemas de gestão. Processos mal definidos, comunicação ruim e falta de alinhamento estratégico continuam sendo problemas, com ou sem software. Mas a ferramenta errada consegue piorar tudo isso.
Quando a ferramenta não reflete a realidade da consultoria, ela esconde problemas em vez de revelá-los. Quando reflete, ela traz à tona informações que permitem agir antes que o prejuízo apareça. Essa é a diferença entre gerenciar no escuro e gerenciar com dados confiáveis.
No fim das contas, a escolha entre ferramentas genéricas e ferramentas pensadas para consultorias não é uma questão de moda ou preferência pessoal. É uma decisão estratégica que impacta diretamente crescimento, margem e qualidade de vida do time.
Conclusão — adaptar a operação ou adaptar a ferramenta?
Toda consultoria chega a um ponto em que precisa decidir: continuar adaptando a operação às limitações da ferramenta ou escolher ferramentas que se adaptem à operação real. Não existe certo ou errado universal, mas existe consequência. E ignorar essa escolha costuma sair caro no médio prazo.
Se a sua consultoria está crescendo, sente dificuldade de entender números, vive apagando incêndios e tem a sensação constante de que trabalha muito para ganhar pouco, talvez o problema não seja esforço, e sim visibilidade. E visibilidade começa pelas ferramentas certas.
Quer entender se suas ferramentas estão te ajudando ou te travando?
Se você sente que sua operação poderia ser mais clara, mais previsível e menos estressante, vale a pena parar e analisar suas ferramentas com um olhar mais crítico. Uma conversa pode ajudar a enxergar pontos cegos e oportunidades de melhoria antes que eles virem problemas maiores.
